採購額>$3000 就應向多於一間公司報價
留意利益衝突, 需申報利益關係
留意報價單有期限(通常一個月)
有時採購最後決定權不在自身, 需交出報價單(並只能作出建議)予上司決定
單據處理--可接受之單據
不可混有私人購買的物資
避免使用信用咭,積分咭,八達通付款及累積積分
60日之內之單據
不可有塗污(i.e. 不可在單據作筆記)
不可有修改(除非有公司蓋印證明)
不可用兩種不同顏色的筆書寫
不可是白頭單
不可是影印本
單據抬頭不能為個人, 要是其代表之組織
若單據上文字容易褪色，請將有關單據即時影印
單據需有以後以下資料:
- 公司名稱, 電話, 地址(有需要時,可以公司蓋印代替, 但不建議用於大額交易)
- (最好有公司蓋印)
- 購買日期(年,月,日)
- 購買物品(名稱,數量,單價)(不能概括描述物品)
- 購買總額
- cash memo, receipt, 正單, 現沽單等(不能為invoice, 發票或發貨單)
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單據處理樣式
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