EmailCharter.org 所提示的10條基本原則

EmailCharter.org原文

1. 尊重收信人的時間。我想這是最基本的原則吧：己所不欲，勿施於人。不想花太多時間在回信，就多做一點，以節省對方的時間。
2. 短或慢，不代表沒禮貌。我以前會要求自己，在24小時內回信；同時，又害怕太晚看到信，一早起床的第一件事，就是看信。可是，Email本來就是一種非同步的溝通工具，不是嗎？為何還得要求立刻回信？所以，希望大家都要改變心態，如果你真的很急，打電話或送簡訊；Email本就不保證即時的。
3. 慶賀清晰。我的英文老師也教過，在主旨中多用括號來標明重點。但我還是常常忘了用。切記切記。
4. 撤銷開放式的問題。我自己也常犯這樣的錯，丟下一句：What do you think? 逼著大家做作文來回答我的申論題。改用容易回答的選擇題，值得一試。
   
5. 去掉多餘的cc。我覺得這是前一家公司最壞的習慣，什麼都要亂cc，常常被cc的沒頭沒腦，也有時最重要的收信人其實是躲在cc list之中，害得大公司必備的讀信技巧，是「精讀收件人和cc的名單，來猜測這信的玄機」。這樣太累了！
6. 縮短 Thread。常常會看到落落長的信，其實裡頭有一大堆的歷史對話，有時很重要，有時沒關係。為了收信人，thread當中不必要的內容，就刪了再寄吧！更好的作法，則是重新摘要有相關的部份，就可以全刪了。
7. 避免附件。這也是我很煩的一點。從前公司要求我們要放附有公司logo的簽名檔，造成一堆信都有附件，久而久之，讓大家養成不看附件的習慣，結果，當附件才是最重要之時，反而大家都沒看了。
8. 禮物：EOM或NNTR。我過去不常用這樣的縮寫，也討厭有人把問題寫在主旨中。我以為，除非這種寫法可以尊重收信人的時間，我還是不會這樣做。真有這種情況，我寧可送簡訊。
9. 刪掉沒意義的回信。我以前是從不回 "Thanks!" 這種信的，雖然有人總是這麼做，表示“看到了”。謝謝你告訴我你看到了，但你不回也真的無所謂。
10. 斷線。卡內基也教了我類似的做法，關閉郵件、電話、MSN等等，稱之為「封鎖時間」。自動回覆信件，讓外頭知道你不會立刻回信，這作法應該值得一試。

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喲哪桑 Speaking 之專案工作日誌 --- 救救收件匣，世界會更好
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